ТЕХНОЛОГІЯ «ШЛЯП»: ЯК НАВЕСТИ ЛАД В ОРГАНІЗАЦІЇ ТА ПОЗБУТИСЯ ХАОСУ?

Успіх будь-якої справи — від невеликої фірми до цілої держави — залежить від чіткості розподілу обов'язків. У професійному середовищі для опису посад та функцій існує спеціальний термін — «шляпа».

Що таке «шляпа»?

Цей термін охоплює абсолютно всі існуючі у світі посади, незалежно від їхнього масштабу: від президента країни до прибиральниці в школі. Слово «шляпа» виникло через те, що представники багатьох професій (пожежники, поліцейські, кондуктори) носять специфічні головні убори, за якими їх легко розпізнати. Таким чином, «шляпа» позначає певне становище та конкретні обов'язки в організації. Це ваша спеціальність.

«Шляпа» має два основні значення:

1. Обов'язки, які мають виконуватися на певній посаді.
2. Матеріали: збірка описів, контрольних листів та інструкцій, де вказано мету посади, ноу-хау та обов'язки.

Чому виникають проблеми?

Будь-який занепад у діяльності організації або групи виникає безпосередньо через відсутність «шляп» або через те, що їх не «носять» (не виконують свої функції). Коли справи йдуть не за планом, керівники та працівники починають просто «справлятися». У цьому контексті «справлятися» означає улагоджувати справи як-небудь, діяти в режимі «гасіння пожеж». Якщо ви постійно лише «справляєтеся», потреба в цьому тільки зростає, що призводить до виснаження персоналу та керівництва.

Приклад: Якщо президент країни не має чіткої «шляпи» і лише «справляється» з щоденними кризами, він старіє за один термін на 20 років, а країна стає схожою на зону бойових дій.

З чого складається повна «шляпа»?

Для того, щоб посада функціонувала ефективно, «шляпа» повинна містити:

• Мета роботи або посади.
• Місце в структурі: положення на організуючій схемі.
• Опис посади: поради та інструкції від попередників.
• Контрольний лист: список матеріалів, політик та вправ для вивчення.
• Підбірка матеріалів: тексти, аудіо та посібники до обладнання.
• Схема потоків: які «частинки» (товари, документи, люди) приходять на пост, що з ними треба робити і куди направляти далі.
• Продукт: конкретний результат роботи, який можна виміряти.
• Статистика: показники, що відображають ефективність роботи.

*Організуюча схема це візуальна (графічна) схема, на якій зображена структура організації: посади, відділення, взаємозв'язки персоналу та їхні комукаційні лінії.

Градієнтна шкала впровадження

Неможливо миттєво навести ідеальний лад. Це робиться поступово (по градієнту):

1. Стадія «Справляння»: Видаються поспішні накази, оргсхема не відповідає реальності.
2. Початок організації: Створення оргсхеми, призначення людей на пости, визначення типів «частинок», які вони обробляють.
3. Перші інструкції: Складання коротких описів обов'язків та їх вивчення співробітниками.
4. Повноцінна «шляпа»: Створення контрольних листів, збір теорії та практичних завдань для ключових постів.
5. Системне навчання: Навчання всього персоналу, де кожен керівник відповідає за наявність «шляп» у підлеглих

Резюме

Крах будь-якої організації — це наслідок відсутності оргсхеми, відсутності «шляп» або того, що їм не навчають. Будь-яка «шляпа» краща за її відсутність. Якщо ви почнете впроваджувати цю технологію паралельно з поточною роботою, ваша ноша стане легшою, а організація почне процвітати.

Контрольні питання для засвоєння матеріалу

1. Дайте визначення терміну «шляпа» у двох його значеннях.
2. Чому, згідно з текстом, виникла саме така назва для опису посади?
3. Що означає термін «справлятися» і до яких наслідків призводить тривале перебування в цьому стані?
4. Які ключові компоненти обов'язково мають входити до змісту повної «шляпи»?
5. Як відсутність «шляп» впливає на стан керівника (на прикладі президента країни)?
6. Опишіть кроки градієнтної шкали впровадження «шляп» в організацію.
7. Що є першопричиною перевантаження працівника на будь-якій посаді?
8. Який зв'язок між «шляпою» посади та її продуктом?
9. Приведіть приклад того, як би ви могли застосувати технологію шляп до нового працівника?

Last Updated on 7 Січня, 2026 by Valentin